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    布置任务五步法

    2022-10-31 13:29:04

    2022年10月29日,在周六全体管理干部早会上,总经理王风华先生让几名生产经理和管理分享了这几周公司推行“基层干部坚守生产一线”的经验和成果,并以此为命题阐述了布置任务五步法的管理方法。

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    连续几周公司都在推行“基层干部坚守生产一线”的管理项目,让基层把主要精力集中到产品制造上来,把主要精力集中到培训基层团队上来。并要求基层干部对员工的培训要耐得住烦,对基层员工的培训要时时讲、天天讲、周周讲、月月讲,不放过任何一次培训机会;让他们多在生产一线巡查,多做增值的事情,临时替员工顶岗,重点关注尾数和修理架,不要做一些帮助员工套脚套、包装等让员工变懒的事。同时,要求人资部每天到车间检查基层干部是否在生产现场,如果不在生产现场要讲明原因,如果替其他部门做事(例如陪客户验货、找物料、修机器等),要把责任落实到替其他部门做事的责任人头上。刚才,一些管理干部分享心得时谈到,在落实“基层干部坚守生产一线”的这个项目过程中,发现一些员工操作手法不当,对产品标准还不太熟悉,这说明我们基层干部平时对员工技能培训工作做得不到位,只完成了第一步“讲给他听”和第二步“做给他看”,但没有完成第三步“看着他做”,也就是没有验证员工是否掌握了自己传授的操作手法和检查员工是否按要求做事。通过这个小案例,让我想起几年前读过的一本管理书中谈到日本企业的管理干部向下属布置任务的五步法,在此与大家分享我个人的理解、观点和要求。

    一、向下属陈述工作内容。

    日本企业的管理者在向下属布置任务的第一遍是陈述工作内容。陈述工作内容就是将自己要求下属做的工作讲给下属听。即讲明白要做什么,要做出什么结果,什么时候完成等。向下属布置任务时,你只有把要做的事情交代清楚,把信息传递到位,才能让下属了解你的要求。如果没有陈述清楚做什么就会让下属在执行过程中云里来雾里去;如果没有明确要求应做出什么样的结果,下属对自己所做的事就没有评判标准;如果没有明确要求什么时候完成就会让下属没有紧迫感和时间观念。

    二、让下属陈述工作内容。

    日本企业的管理者在向下属布置任务的第二遍是让下属陈述工作内容。让下属陈述工作内容就是检查员工接收的信息与你传达的内容是否一致。很多时候,管理干部对下属交待事项或布置任务总认为:我讲了下属就明白,我安排了下面就会执行,我交待了就会出结果。其实,每个人的文化程度不同、专业背景不同、工作经历不同对事物的理解程度和看问题的角度也不同。让员工陈述工作内容,就是检验员工对你所布置的工作任务是否真正了解,对你期望的目标和时限是否清晰明了。最近,公司在组织某战略客户的品质贯标时,让听课的班组长、QA、PE、生产经理以及技术开发人员把他们学到的知识和品质标准,做成PPT在课堂上给大家讲解或分享,其目的也是验证这些生产管理人员和技术人员对客户的品质标准是否了解透彻。

    三、让下属陈述该项工作的目的。

    日本企业的管理者在向下属布置任务的第三遍是让员工陈述该项工作的目的,也就是询问下属是否知道为什么要这么做。只有让员工从思想上得到理解和认同,才能让他从主观愿望上去落实这项工作。也就是古人所说的上下同欲者胜。同时,可以提高下属的主观能动性。提高主观能动性可以调动下属的积极性,并指导下属有效地展开实践活动,促进结果往好的方向发展。充分发挥下属的主观能动性,还可以让下属克服前进道路上的障碍,培育下属的目标意识和战斗意志,确保不偏离所要达成的结果。如果下属不清楚做这件事的意义,下属就有可能盲目的、消积的、被动的去执行,也必然不会产生好的结果。

    四、出了问题找谁?

    日本企业的管理者在向下属布置任务的第四遍是出了问题找谁?做任何事情都不可能是一帆风顺的,在执行过程中总会遇到一些坎坷、波折或困难,甚至与同事之间因看问题的角度不同而产生一些争执。问下属出了问题找谁,其一是培养下属遇事要沉稳,要有把事情办成的信心和韧性;其二是考察和培育下属遇事要勇于担当;其三是指导下属遇到问题要擅于拍板,学会整合资源,提高协调和临机决断能力。其四是明确授权的边界。在员工思考与回答的基础上,明确什么情况你需要向我请示,什么情况你自己做主。管理者在日常活动中也应如此,当下属工作中遇到问题或困难,而凭借其自身能力无法解决时,作为上司需要利用自己掌握的信息、资源优势,帮助下属剖析其在处理工作时存在哪些问题,并提供相应的解决思路。

        五、询问下属有什么好的建议。

    日本企业的管理者在向下属布置任务的第五遍是询问属下有什么好的建议。询问下属有什么好的建议就是询问员工如果由他自己完成此事,他会如何做,或者说培养或引导下属处理问题时要多动脑。一些管理干部,尤其是基层干部,习惯于动手不动脑,处理问题没有主见和思路,大事小事都喜欢向上司请示,或者被动等待上司指令。这种习惯不同动脑,或者说没有思路或自主创新能力的行为,实际上是把猴子扔给上司背。常言道:未涉深山,不知江湖之远;未见沧海,不知天地之大。不是每个方面上司都比下属强,可能作为上司的理论知识比较丰富,但动手能力和实践能力不如下属。让下属开动脑筋,积极主动的找方法,才能充分发挥团队的力量,才能做到集思广益。在下属对上司的决策产生强烈依赖的时候,我们应及时打断下属始终想依靠上司来拍板的“神经链”,以培养下属在工作中的积累、思考、实践能力,激发下属产生信心和成就感,进而强化团队执行力。

    向下属陈述工作内容、让下属陈述工作内容、让下属陈述该项工作的目的、询问下属出了问题找谁、询问下属有什么好的建议,这布置任务的五步法,实质上是上司和下属一起处理问题的推演过程。通过在布置任务时的前期推演,从而让信息传达到位,激发下属产生信心和成就感,让下属学会思考,学会整合资源,提高协调和临机决断能力,并明确授权边界,让他们带着目的去完成任务或达成目标。

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